En los últimos tiempos, me ha pasado repetidas veces en conversaciones con directivos a los que acompaño en algún proceso, bien sea organizativo o personal, todos ellos me han hecho referencia a la enorme dificultad que tienen en gestionar su tiempo. El otro día leyendo el artículo que copio en el link me volvió la curiosidad sobre este tema. Hasta hace poco, las conversaciones con directivos estaban más enfocadas al no tener tiempo para hacer todo aquello que en principio parecía que tenían que poder hacer. Sin embargo en los últimos tiempos creo que estas preocupaciones se han tornado algo más sutiles, versan más sobre si estoy dedicando el tiempo de forma adecuada a cada una de mis responsabilidades, puede parecer que ya está asumido que no voy a poder hacer todo lo encomendado y la manera de “salvar los muebles” es no dejar nada de lo importante. En el artículo referenciado creo que se dan algunos buenos consejos, si bien creo que si uno no arranca del análisis real del problema y de los condicionantes culturales en los que desarrolla su trabajo será muy difícil poder progresar.
He de reconocer que yo no soy ajeno al problema que he descrito, más bien al contrario, no obstante hay algunos aspectos que creo sinceramente me han ayudado bastante a mitigar no sé si el problema pero desde luego la percepción del mismo.
- La conceptualización del tiempo: Hay una magnífica descripción en un libro de Ryszard Kapuscinsky “Ébano” sobre las enormes diferencias que acerca del tiempo se tiene entre los africanos y los occidentales. En resumidas cuentas, viene a decir que la concepción occidental es de dominio del tiempo y por lo tanto nosotros podemos manejarlo, no que el tiempo transcurre y las cosas suceden cuando tienen que suceder tal y como interpretan en África, y eso nos posiciona de manera muy diferente a la hora de afrontar cualquier actividad.
- Como miembro de la Comisión para la Racionalización de los Horarios en España (ARHOE) he observado cómo en todos los estamentos públicos y privados aceptan “racionalmente” fantásticamente bien esta racionalización, si bien el proceso de interiorización se me antoja bastante escaso, una vez acabado el discurso y las buenas palabras cada uno vuelve a su realidad que impone de manera inexorable su dictadura del tiempo. Es por eso que hace ya algún tiempo comencé a sugerir pasar la introducción del concepto de “emocionalización de los tiempos” y que trata de complementar la mejora de la racionalización con una percepción diferente sobre nuestras actividades y el tiempo que ocupamos en ellas. Cuando hacemos lo que nos apetece y en el momento que nos apetece nuestro estado de ánimo acostumbra a ser diferente y nos surgen muchas menos dudas sobre si estamos empleando el tiempo de forma adecuada o no.
- No se trata de una consecución de un objetivo, sino de un camino a recorrer, siempre habrá algo para mejorar, se trata de encontrar una “experiencia óptima”, es decir un estado en el que sintamos que en general dedicamos el tiempo a aquello que realmente es importante para cumplir con nuestra labor directiva. Con algunos directivos estamos trabajando además en la búsqueda de un estándar y de una manera de medirse, ya que siempre es una buena herramienta, tal y como propone el artículo que he comentado. Un ejercicio que nos ha resultado revelador para empezar a trabajar en esa emocionalización de la que hablaba antes ha sido realizar lo siguiente:
- Definir un “estado deseado”, lo que ese directivo/a cree u opina “ a priori” de cómo debería repartir su tiempo (equipo, reuniones, comunicaciones, etc).
- Realizar una primera aproximación muy intuitiva de cómo cree que lo está utilizando.
- Desarrollar un modelo de análisis para comprobar la realidad, para ello estamos trabajando con uno de nuestros partners (Workmeter) en una herramienta que evita el que la carga del trabajo de controlar el trabajo y a qué nos dedicamos, sea un suplicio o nos añada más tareas improductivas.
- Realizar una comparativa con el estado real, el estado percibido y el deseado. Suele ocurrir que muchos se suelen preguntar por la fórmula mágica de los mejores directivos, cómo consiguen gestionar su tiempo. Aquí tengo que decir que hay buenas noticias, no hay una fórmula matemática que nos garantice el éxito, si bien hay algunas buenas prácticas que se repiten consistentemente y que nos pueden indicar alguna pista de por dónde poder transitar.
El poner en marcha alguna de las recomendaciones del artículo también ayudará, sin duda sobremanera a la consecución de mejores resultados, de todas las recomendadas la última me parece la más importante y es la de decir “no”. En cualquier caso, aquí lo de cada “maestrillo tiene su librillo” es bastante cierto y eso nos da muchas oportunidades de mejora y sobre todo al final nuestra percepción va a ser muy relevante a la hora de sentirnos mejor.
Por último, prometemos no obstante lo anterior abordar en otra ocasión algunos de los datos y resultados de cómo gestionan los directivos su tiempo y a qué lo dedican mayoritariamente.
Mientras tanto, felices días.
